Mes services d’Ombudsman offre une façon souple pour gérer des situations où les gens ont besoin de parler, d’être écoutés et aidés à trouver une solution à des difficultés qui sont importantes pour eux et qui les affectent dans leur vécu de travail.

Les droits de la personne, l’éthique commerciale, le respect de l’environnement, le respect des lois et règlements sont les sujets les plus susceptibles de causer problème dans une entreprise et par conséquent,  avec mes services, l’entreprise s’assure qu’elle possède un mécanisme confidentiel qui permette à ces problèmes de faire surface , d'être solutionnés et ou d’être dénoncés avant qu'il ne soit trop tard!!!!!

« Many of the people who go forward, to the media or to outside counsel (which often is a conduit to the media) do so because they were not listened to, or were not supported or respected, or in fact were harassed when they complained. The ombudsman office can be a last stop before they go outside with embarrassing allegations. It is also a place for those who never try the formal complaint-handling system because they are afraid. In either case, if the ombudsman office is able to resolve some of these image-shattering allegations and keep them inside the organization, then its value to the organization transcends what can be measured in dollars and cents. »

POURQUOI AVOIR CONFIANCE À UN OMBUDSMAN POUR RÉSOUDRE UN PROBLÈME?

J' offre les quatre garanties suivantes dans mes services :

L’indépendance

Comme ombudsman, je ne détiendrai aucune autre fonction dans l’organisation, particulièrement relevant de la direction.

Personne dans l’équipe de direction ne pourra dicter ou encadrer la façon dont je traiterai une plainte ou une problématique,  ayant entière discrétion. Je devrai avoir accès à toute personne ou information de l’organisation dans l’exécution de mes responsabilités.

La neutralité et l’impartialité

L’ombudsman n’est pas le défenseur ni de la direction ni de l’employé qui le consulte. Il est cependant le gardien qui voit à ce que les procédés soient justes et équitables.

Je me  rapporterai au niveau le plus élevé de la hiérarchie corporative et ne suivrai donc pas la ligne générale d’autorité.

Je  n’aurai aucun intérêt ou implication dans l’organisation qui puisse créer l’apparence d’un conflit d’intérêt ni n’aurai aucun intérêt dans l’issue de la situation soumise.

J'agirai comme ressource pour développer et identifier la panoplie d’options ou alternatives pouvant résoudre le problème, et aider à identifier les meilleures à considérer.

La confidentialité

L’ombudsman doit assurer la confidentialité de toutes les communications qu’il reçoit des personnes requérant son aide. Je vais protéger la confidentialité de l’identité des personnes faisant appel à mes services et donc protéger leur anonymat.

Je ne divulguerai donc pas d’ informations à moins d’y être autorisée par le visiteur. L’ombudsman ne fera donc aucune démarche en relation avec la problématique soumise que si le visiteur y consent spécifiquement et dans les limites autorisées.

La seule limite à cet engagement de confidentialité est la situation où il y aurait un risque imminent de danger sérieux et qu’il n’y ait aucune autre option disponible.

Je ne conserverai aucun dossier au bénéfice de l’organisation qui contiendrait de l’information confidentielle, et m’assurerai que l’information temporaire colligée, telle les messages téléphoniques, notes de rencontres, agenda de rendez-vous sont gardés dans un endroit assurant leur confidentialité et ne pouvant être accessible à quiconque de l’organisation incluant la direction, et sont détruites lorsque le dossier est terminé.

Tout rapport annuel ou autre soumis par l’ombudsman sera formulé de manière à protéger la confidentialité.

Procédé informel

L’ombudsman fonctionne de façon informelle. Mon  rôle en sera un principalement d’écoute, de donner et recevoir de l’information, identifier et clarifier les problèmes impliqués et assister à l’identification des options disponibles. Je pourrai intervenir de façon informelle auprès de tierces personnes, si nécessaire et autorisée par le visiteur mais favoriserai les options permettant au visiteur de régler lui-même le problème.

L’ombudsman ne rend aucune décision, ni n’impose des changements aux politiques, règlements de l’organisation, ni n’a à faire enquête.

L’utilisation de mes services d’ombudsman est purement volontaire et n’est pas un prérequis à l’utilisation des mécanismes formels de l’organisation.

L’ombudsman peut faire des recommandations à l’organisation sur des aspects pouvant être identifiés comme problématiques dans les politiques, façons de faire ou procédures internes pouvant être récurrents dans le futur.

Voici les 9 étapes simples pour intégrer ce concept à votre entreprise :

1. Suite à votre décision de lancer ce service d’Ombudsman, je ferai une campagne d’introduction de ce nouveau service auprès de vos employés.
2. Je  préparerai le contenu requis en collaboration avec une personne désignée par vous ou avec votre Service des ressources Humaines.
3. Je vais utiliser vos outils de communications internes tels que courriel, babillards, journal d’entreprise, courrier interne…
4. En plus d’expliquer ce nouveau service anonyme, je fournirai mon adresse courriel et un numéro de téléphone sans frais afin que les employés puissent me contacter en toute confidentialité.
5. Nous afficherons les coordonnées pour me rejoindre aux endroits stratégiques de votre entreprise.
6. Périodiquement, et généralement une fois par trimestre, je ferai parvenir à vos employés un rappel des avantages de ce service.
7. Dès qu’un employé aura manifesté le désir de me parler ou aura envoyé un courriel, un message de réception lui parviendra immédiatement afin de convenir, sans tarder, d'une conversation où je serai principalement à l’écoute.
8. J' examinerai avec l’employé toutes les pistes de solutions et options disponibles afin qu’il choisisse la plus adaptée à ses besoins et apte à résoudre sa problématique.puzzle solvers
9. Je ferai un rapport annuel au conseil d’administration , sans données nominatives, quant aux types de problématiques soumises avec si il y a lieu, des recommandations afin d’aider l’organisation à solutionner un problème récurrent.